（二）请购单的接收及分发规定1、请购的接收要点（1）采购部在接收计划单时应检查计划单的填写是否按照规定填写完整、 清晰，检查计划单是否经过公司领导审批；（2）接收计划单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购， 图片或详细参数资料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则；（3）无仓库保管员核查、签字的请购物资不采购；（4）对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。
2、计划单的分发规定（1）对于计划单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理；（2）对于紧急请购项目应优先处理；（3）无法在请购部门需求日期办妥的应通知请购部门；（4）重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。3、采购周期的规定（1）常规商品采购周期在 7 天时间；（2）遇到紧急采购，应汇报公司领导采取快速优先采购的策略，紧急采购商品周期在 3 天时间；（三）询价及其规定1．询价应认真审阅计划单的品名、规格、数量，了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时的与请购部门沟通；2．属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购；3．对于紧急请购项目应优先处理；4．所有采购项目必须向生产厂家或服务商直接询价，原则不能通过中间商询价；5．对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品；6．遇到重要的物资、设备或预估单次采购金额大于 10 万的采购情况，询价前应先向公司相关领导汇报，并说明基本情况；7．询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价；8．除固定资产外单次采购金额在 1 万元以下项目可以自行采购；单次采购金额预算金额在 1 万元以上的所有项目都应要求至少三家上的供应商参与比价或招标采购，比价或招标项目应至少邀请四家以上单位参与；单次采购金额预算价格在 20 万元以上的项目应由采购部组织招标，公司相关领导参与监督；单次采购金额预算价格在 100 万元以上的项目由公司领导决定是否委托第三方机构代理招标；9．比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力，具有提供或完成我公司所需物资和项目的能力；10.在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。
（四）比价、议价1．对供应商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认；2．对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出；3．收到供应单位报价后应向公司领导汇报情况，设定目标或理想价格；4． 重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力， 资质进行验证和审查， 如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等；5．参考目标或理想价格与合作单位进行价格及条件的进一步谈判。
（五）合同的签订及其规定。1．合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立 的合同，受法律保护。（1）合同正文应包含的要素 (2） 合同名称、编号、签订时间、签订地点； 采购物品、规格、数量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认图纸是合同不可分割的部分；包装要求； 合同总额应含税，含运达公司的总价，特殊情况应注明； 付款方式； 交货日期； 质量保证期； 质量要求及规范； 违约责任和解决纠纷的办法； 双方的公司信息； 其他约定。
（3）合同签订及其规定1）如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任；2）拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低；3）为防止合同数量追加或追加无依据，采购时要求供货方提供报价清单；4）质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品质保期；5）详细约定发票的提供时间及要求；6）针对不同的合同约定不同的付款方式，如设备类的合同一般应分按照预付款、验收款，调试服务款、质量保证金的顺序明确付款额度、付款时间和付款条件等 ；7）与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款；8）违约责任一定要详细、具体； 9）比价完毕后方可进行合同的签订工作；10）合同签定应按照统一的格式进行巡签审查；11）合同巡签审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合同章方可生效；12）签订的所有合同应及时报送财务部门并归档；（七）付款及合同执行1．付款规定（1）所有已签订合同付款时应按照合同规定的付款；（2）按照进度付款的采购物资必须确保质检合格方可付款；（3）按照公司规定和合同约定达到付款条件时，该审批单巡签完毕后提交财务部付款；（4）财务部门在接到付款审批单后应在 3 天内付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况限延期付款的应及时的通知采购部并汇报公司领导。
2．合同执行(1) 已签订合同由采购部负责采购人员负责跟进，由采购部负责人进行监督，如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门及公司领导；（2）已签订的合同在执行期间，应及时掌握材料情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约；（3）合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同；（八）验收与入库1．报验（1）供应商已经履行完毕的合同，材料进厂时采购部应及时的通知保管员进行验收；（2）对材料验收标准参照公司技术部门的相关要求执行；（3）达到质检和报验条件的材料应在第一时间报请质检部门进行质检、验收；（4）质检部门在接到报验通知后应及时报验，并出具报验结果证明书，对于质检不及时延误生产部门使用或不能入库的情况质检部门应负主要责任；（5）用于公司生活和办公的物资不在公司质检部质检范围之内。
2．入库（1）公司所有的生产材料、设备及外协加工件入库前均应通过质检部门的检验或验收；（2）材料在运达公司后采购部应及时通知保管员，由保管员及时安排卸货与搬运；（3）质检部门未及时验收的材料，仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物资接受；（4）质检部门已经验收的产品仓库应及时的入库，并及时出具入库清。。
竞争性谈判、单一来源采购、询价三种采购方式的优劣有哪些？
竞争性谈判: 一般就是指"竞标"。一般要求3家以上的备选供应商参与, 且流程完整， 而且过程把控较严格。各个公司对于要求“竞标”的项目的标准不同, 一般以金额/预算来决定, “竞标”项目是根据需要在市场上寻找到基本符合需求供给的若干家供应商进行比较和筛选的过程，最终选取总体最优者或者说最合适者(多维度比较)。
单一来源采购一般是由于某种原因造成供应商被确定，无任何选择过程。而造成单一来源采购的原因则有各种可能性, 这与公司的采购政策, 采购部与使用部门的力量对比, 具体项目的特点等都有关系，常见的单一采购原因为: 1. 垄断性产品或者服务2. 时间紧(没有进行备选供应商的寻找和选择的时间) 3. 要求一脉相承 (例如, 集团在其它某个或几个国家使用的系统是由某个供应商提供和维护的, 为了能够统一管理和兼容或者统一数据采集等原因, 只能使用统一个供应商)。
。。等等。询价一般是金额较低的采购需求, 根据公司的采购政策而不需要进行正式的竞标, 这是根据公司采购制度的不同或者采购人员对所购产品/服务的市场供给及价格信息的了解程度的不同而做法会有不同。如果是熟知的产品/服务(则很有可能是常常采购的产品/服务), 采购员可能直接向常合作的供应商提出询价, 然后判断报价是否合理, 进而谈判或确认采购; 如果虽然采购金额低但是采购员不是很熟悉此产品/服务的市场信息和价格标准, 则可能向2家甚至3家进行询价以了解市场和价格标准(只是简单要求供应商基于要求进行报价，不涉及像“竞标”一样的较为复杂的比对和评选流程), 最终很有可能在价格谈判后选择安全度高或者方便使用的供应商来提供服务，比如, 之前已经在其它项目中合作过的供应商(这样的供应商可以接受较长的账期且已经了解客户公司的采购流程和付款流程, 从而配合度高, 等)。
