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日常做表格比较多,电脑桌面经常密密麻麻,请问有什么好的办法归类?

来源:http://www.codepub.com 时间:2021-11-19 编辑:yyzn 手机版

你好,我是职场效率手册的老郑,在头条问答上学习和分享职场通识知识、技能,为你推荐效率工具和实用在线网址,希望共同交流,一起成长。

由于工作任务繁杂,经常看到同事的电脑桌面密密麻麻排满了文件夹、文件的图标,这样密集的布局让文件查找起来特别不方便,日子一久发现有些文件夹已经在桌面卧倒快一年了还没打开过。有没有更合适的高效整理方法呢?这里围绕三个方面来分享自己的一些心得体会:

规范命名规范的文件命名方式,不仅可以让你在日后查找的时候,一目了然,更可以为日后归档整理打下坚实的前期基础。所以,要管理众多的表格文件,先试着在文件命名上下工夫。

对于正在操作的文件:我自己采用的是“类别+关键字+时间”的方式,比如“学校_主题教育汇总表_20191114.xlsx,你也可以根据自己的思维习惯把关键字设定到文件名中,记得,一定得有关键字。就像卖家的产品标题没有类别、属性等关键字,那么你是不大可能在大量的信息中快速找到这款商品的。

对于已经完成的文件:我会把文字名作细微的调整,就是把时间放到前面来,变成”时间+类别+关键字“,这样的改变看似作用不大,但在后期查找的时候,你就会发现有妙用,你能一眼找到那个最终版的文件。

对于文件夹的命名:我采用的是“序号+关键字”的方式,比如“01_学校”、“02_培训”等。

用一句话总结,就是命名是把关键字加到名字里,不要再建“新建Microsoft Excel 工作表“这样的文件了。

用好桌面整理除了命名要注意外,我们平常不良的桌面操作习惯也要改变,试着用桌面管理软件让桌面变得尽量简洁高效。你可以试试Fences或者是腾讯桌面整理,这两款辅助工具占用资源较小,而且有一个特别重要的功能,就是能在桌面建立指向任意盘符任意层级文件夹的快速通道,这就相当于你在桌面有了一个vip通道,你可以把工作归档文件往里面放。

这里分享自己创建桌面格子的思路(以腾讯桌面整理为例):

1、建立“近期学习”、“近期工作”、“个人资料”、“实用工具”等任务格子,还有一个就是“文件归档“的文件夹映射,指向D盘的”文件归档“文件夹。

2、将和最近工作相关的文件夹、文件创建到“近期工作”中;将已完成的内容拖动到”文件归档“任务窗格中。

3、保持这种习惯。

善用利器来辅助文件管理当你习惯了对文件进行规范命名,习惯了定期整理桌面,你会发现你原先各种密密麻麻的表格文件图标在桌面消失了,它们跑到了该去的位置(d盘的文件归档),而如果再配合以下几款利器来进行管理的话,那么就更会理想了。向你推荐几款工具:

1、everything或火柴:使用它们能快速秒搜电脑里的文件,在需要查找文件的时候,除了桌面的vip通道外,你还可以调用出搜索的快捷键,然后输入关键字,快速定位到相关的文件上。

2、dropit:一款虽小但极其强大的文件管理神器,通过配置、协议的设置,你可以轻松将文件进行每月每周的归档整理。

3、石墨:你可以将一些需要协同操作的表格导入到石墨中,提升工作效率。

4、最近文档随身:这是腾讯桌面整理自带的一个实用功能,通过微信绑定,你在电脑端操作的表格文件,会自动同步到手机小程序端,如果部门领导需要相关的表格,即使你不在电脑前,也可以通过它快速地转发出去。

以上就是我对于文件管理的一些基本思路。关键字:规范命名、用好桌面管理、善用辅助工具。比较粗浅的认识,希望抛砖引玉,有更多的大神来分享下心得。

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